Panduan Sekretaris KEPK
SIMEPKMU

Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi
Penelitian Kesehatan Multi-senter Untuk Umum

Dokumentasi Pengguna — Modul Sekretaris KEPK
Versi: 1.0
Tanggal: 21 Maret 2026
Modul: Sekretaris KEPK (Secretary)
Cakupan: Telaah Awal → Expedited → Fullboard → Perbaikan → Keuangan

Daftar Isi

  1. Alur Kerja Sekretaris KEPK
  2. Dashboard
  3. Telaah Awal — Penugasan Penelaah & Pelapor
    1. Daftar Telaah Awal
    2. Menugaskan Penelaah & Pelapor
    3. Opsi Penugasan per Klasifikasi
  4. Putusan Expedited
    1. Daftar Hasil Telaah Expedited
    2. Memproses Keputusan Expedited
  5. Putusan Fullboard
    1. Daftar Hasil Telaah Fullboard
    2. Memproses Keputusan Fullboard
  6. Perbaikan Protokol
    1. Daftar Perbaikan
    2. Memproses Hasil Perbaikan
  7. Verifikasi Keuangan
    1. Daftar Bukti Pembayaran
    2. Verifikasi Pembayaran
  8. Progress Protokol
  9. Tips & Catatan Penting

1. Alur Kerja Sekretaris KEPK

Sekretaris KEPK adalah peran sentral yang mengelola penugasan penelaah/pelapor, memproses keputusan dari setiap tahap telaah, dan memverifikasi keuangan.

TELAAH
AWAL
Assign penelaah
& pelapor
→
PUTUSAN
EXPEDITED
Proses keputusan
telaah expedited
→
PUTUSAN
FULLBOARD
Proses keputusan
sidang komite
→
PERBAIKAN
Proses hasil
revisi protokol
KEUANGAN
Verifikasi bukti
pembayaran
|
PROGRESS
Monitoring status
seluruh protokol
Perbedaan Ketua vs Sekretaris:

2. Dashboard

Akses: Sekretaris → Dashboard

Dashboard menampilkan 4 kartu ringkasan:

NoKartuDeskripsi
1Total Telaah AwalJumlah protokol yang perlu ditugaskan penelaah/pelapor
2Total ExpeditedJumlah keputusan expedited yang perlu diproses
3Total FullboardJumlah keputusan fullboard yang perlu diproses
4Total PerbaikanJumlah perbaikan protokol yang perlu ditindaklanjuti

3. Telaah Awal — Penugasan Penelaah & Pelapor

Akses: Sekretaris → Telaah Awal

Setelah Ketua menetapkan klasifikasi (Exempted/Expedited/Fullboard), Sekretaris menugaskan penelaah mendalam dan pelapor sesuai klasifikasi.

3.1 Daftar Telaah Awal

Halaman menampilkan:

NoKolom TabelKeterangan
1No. ProtokolKlik untuk melihat/edit detail
2JudulJudul penelitian
3Tgl. PengajuanTanggal pengajuan
4KEPKNama KEPK
5KlasifikasiHasil klasifikasi dari Ketua (Exempted/Expedited/Fullboard)
6AksiTombol edit penugasan

3.2 Menugaskan Penelaah & Pelapor

Form penugasan menampilkan 5 tab:

NoTabIsi
1Bukti PembayaranSurat pengantar + bukti transfer (download file)
2ProtokolIsi protokol peneliti (read-only, Tab A–CC)
3Self AssessmentPenilaian mandiri peneliti (read-only)
4ResumeHasil resume peresume (read-only)
5KlasifikasiPenugasan penelaah dan pelapor
! Langkah Penugasan
  1. Klik pada protokol dari daftar telaah awal.
  2. Review protokol, self assessment, dan resume di tab masing-masing.
  3. Buka tab Klasifikasi.
  4. Pilih Penelaah dari dropdown (bisa lebih dari satu).
  5. Pilih Pelapor dari dropdown.
  6. Klik "Simpan".
  7. Sistem akan membuat assignment dan mengirim notifikasi WA ke penelaah/pelapor.

3.3 Opsi Penugasan per Klasifikasi

KlasifikasiPenugasan yang Dilakukan
Exempted Tidak memerlukan penelaah mendalam. Surat pembebasan langsung diterbitkan.
Expedited
  • Assign Penelaah Expedited (1–2 reviewer) ke trx_assign_expedited
  • Assign Pelapor Expedited ke trx_assign_pelapor
Fullboard
  • Assign Penelaah Fullboard (komite) ke trx_assign_fullboard
  • Assign Pelapor Fullboard ke trx_assign_fullboard_pelapor
  • Sistem otomatis membuat surat undangan fullboard dengan Meeting ID Zoom

4. Putusan Expedited

Akses: Sekretaris → Putusan Expedited

Setelah penelaah dan pelapor expedited menyelesaikan telaah, Sekretaris memproses keputusan akhir.

4.1 Daftar Hasil Telaah Expedited

Menampilkan protokol yang sudah ditelaah oleh penelaah expedited dan siap diputuskan. Kolom: No, Protokol, Judul, Tgl Pengajuan, KEPK, Klasifikasi, Aksi.

4.2 Memproses Keputusan Expedited

Form keputusan menampilkan:

NoTabIsi
1Bukti PembayaranVerifikasi dokumen keuangan
2ProtokolIsi protokol (read-only)
3Self AssessmentPenilaian peneliti (read-only)
4Telaah ExpeditedHasil telaah dari penelaah: 8 aspek penilaian (Sosial, Ilmiah, Beban, Manfaat, Bujukan, Kerahasiaan, IC, Kelayakan) — ditampilkan per reviewer
5KlasifikasiRekapitulasi suara + keputusan final + catatan
! Langkah Keputusan
  1. Review hasil telaah di tab Telaah Expedited — baca justifikasi dari setiap penelaah per aspek.
  2. Buka tab Klasifikasi — lihat rekapitulasi suara.
  3. Tetapkan keputusan: Layak Etik, Perbaikan, Tidak Layak Etik, atau Fullboard.
  4. Tulis catatan keputusan (wajib jika Perbaikan/Tidak Layak).
  5. Klik "Simpan".
  6. Sistem akan menerbitkan surat dan mengirim notifikasi WA ke peneliti.
Jika keputusan "Perbaikan": Sistem akan membuat entri di trx_temp_perbaikan dan peneliti akan diminta merevisi protokol melalui halaman Perbaikan Protokol di akunnya.

5. Putusan Fullboard

Akses: Sekretaris → Putusan Fullboard

Sama dengan Putusan Expedited, tetapi untuk protokol yang telah melalui sidang komite lengkap.

5.1 Daftar Hasil Telaah Fullboard

Protokol yang sudah disidangkan dalam fullboard dan siap diputuskan. Kolom sama dengan Expedited.

5.2 Memproses Keputusan Fullboard

Form keputusan serupa dengan Expedited, namun tab Telaah menampilkan hasil dari:

Opsi keputusan:

KeputusanTindak Lanjut
Layak EtikSurat persetujuan etik diterbitkan. Notifikasi WA ke peneliti.
PerbaikanCatatan perbaikan dikirim ke peneliti. Peneliti merevisi dan mengirim ulang.
Tidak Layak EtikSurat penolakan diterbitkan. Penelitian tidak disetujui.

6. Perbaikan Protokol

Akses: Sekretaris → Perbaikan Protokol

Setelah peneliti merevisi dan mengirim ulang protokol, penelaah akan menelaah perbaikan tersebut. Sekretaris kemudian memproses keputusan final.

6.1 Daftar Perbaikan

Halaman menampilkan dua bagian:

6.2 Memproses Hasil Perbaikan

Sekretaris melihat:

! Langkah Proses Perbaikan
  1. Review hasil telaah perbaikan dari penelaah.
  2. Tetapkan keputusan: Layak Etik, Perbaikan (revisi lagi), atau Tidak Layak Etik.
  3. Tulis catatan keputusan.
  4. Klik "Simpan".
  5. Jika Layak Etik: surat persetujuan diterbitkan.
  6. Jika Perbaikan: peneliti diminta revisi lagi (siklus berulang).

7. Verifikasi Keuangan

Akses: Sekretaris → Keuangan

Sekretaris memverifikasi bukti pembayaran yang diupload oleh peneliti saat pengajuan.

7.1 Daftar Bukti Pembayaran

NoKolomKeterangan
1No. ProtokolNomor protokol pengajuan
2JudulJudul penelitian
3Nomor Bukti BayarNomor referensi transfer
4TanggalTanggal transfer
5StatusTerverifikasi / Belum Terverifikasi
6AksiTombol verifikasi

7.2 Verifikasi Pembayaran

! Langkah Verifikasi
  1. Klik tombol Verifikasi pada baris pengajuan.
  2. Modal/dialog menampilkan detail pembayaran.
  3. Periksa kesesuaian nominal dengan tarif yang berlaku.
  4. Klik "Verifikasi" untuk menandai sebagai terverifikasi, atau "Tolak" jika tidak sesuai.
  5. Status diperbarui via AJAX (tanpa reload halaman).
Tips: Tarif ditentukan oleh kombinasi KEPK + Kategori Peneliti (Internal/Eksternal) + Jenjang (D3/S1/S2/S3). Pastikan nominal sesuai sebelum memverifikasi.

8. Progress Protokol

Akses: Sekretaris → Progress Protokol

Sama dengan fitur Progress di modul Ketua — memantau status seluruh protokol dalam KEPK.

Tabel menampilkan: No, Protokol, Judul, KEPK, dan tombol "Lihat Progress" yang membuka timeline riwayat lengkap mulai dari pengajuan hingga keputusan final.

Setiap entri timeline menampilkan:

9. Tips & Catatan Penting

Urutan Kerja Sekretaris

  1. Cek Dashboard — lihat jumlah tugas per kategori
  2. Telaah Awal — assign penelaah & pelapor sesuai klasifikasi Ketua
  3. Putusan Expedited — proses keputusan setelah penelaah selesai telaah
  4. Putusan Fullboard — proses keputusan setelah sidang komite
  5. Perbaikan — proses hasil revisi dari peneliti
  6. Keuangan — verifikasi bukti pembayaran
  7. Progress — monitoring status seluruh protokol

Surat yang Diterbitkan Sistem

KeputusanSurat yang Terbit
ExemptedSurat Pembebasan Kaji Etik
Layak EtikSurat Persetujuan Etik (Ethical Approval)
PerbaikanSurat Perbaikan (berisi catatan revisi)
Tidak Bisa DitelaahSurat TBD
Fullboard (jadwal)Surat Undangan Fullboard (Meeting ID Zoom)

Troubleshooting

MasalahSolusi
Dashboard kosongBelum ada protokol yang diklasifikasikan oleh Ketua. Hubungi Ketua.
Dropdown penelaah/pelapor kosongBelum ada user dengan role Penelaah terdaftar di KEPK Anda. Hubungi admin.
Tidak bisa simpan penugasanPastikan minimal satu penelaah dan satu pelapor dipilih.
Putusan Expedited/Fullboard kosongPenelaah belum menyelesaikan telaah. Cek di Progress Protokol.
Bukti bayar tidak bisa diverifikasiPastikan file bukti bayar sudah diupload oleh peneliti. Periksa di tab Bukti Pembayaran.
Notifikasi WA tidak terkirimCek status scheduler di /scheduler/status. Pastikan cron berjalan.


Dokumen ini digenerate pada 21 Maret 2026
SIMEPKMU — Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Penelitian Kesehatan Multi-senter Untuk Umum